Kilometrówka 2024 – stawki

Jeśli wykorzystujesz w celach służbowych swój samochód osobowy, masz możliwość rozliczenia się z pracodawcą. W określonych przypadkach otrzymasz zwrot kosztów. W tym celu stosuje się tzw. kilometrówkę – to ewidencja przebiegu pojazdów pokazująca, w jakim zakresie było użytkowane auto. Jakie limity obowiązują w 2024 roku i kiedy możesz starać się o pokrycie kosztów eksploatacji pojazdu?

To, ile otrzymasz za korzystanie z prywatnego samochodu w pracy, zależy od liczby przejechanych kilometrów oraz od pojemności silnika. Do końca roku 2018 właściciele firm, w których prywatne samochody używane były do celów służbowych, mieli obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu tych pojazdów. W 2019 roku wprowadzono nowe zasady rozliczania – ewidencjonowanie nie jest już konieczne, a przedsiębiorców obowiązuje stały limit wydatków związanych z wykorzystywaniem aut prywatnych w firmie (w wysokości 20%).

Choć właściciel firmy nie musi prowadzić ewidencji, ponosi wydatki na rzecz pracownika, który korzysta z własnego auta w pracy – wypłaca mu miesięczny ryczałt pieniężny lub zwraca kwotę wyliczoną na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów.

Od 17 stycznia 2023 stawki kilometrówki wzrosły. Była to pierwsza taka ich podwyżka od 2007 roku.

Czym jest kilometrówka?

Kilometrówka to potoczne określenie stawek za przejechany kilometr w przypadku pracownika, który swój własny samochód wykorzystuje w pracy – mogą to być wyjazdy w delegację, dojazdy do klientów i innego rodzaju podróże służbowe.

Stawka ta ma zrekompensować kierowcy poniesione koszty paliwa, a także eksploatacji pojazdu. Kilometrówka może być zastosowana do rozliczeń pracodawcy z pracownikami. Właściciel firmy ma także prawo rozliczyć w ten sposób swój własny pojazd, jeśli korzysta z niego w celach służbowych.

Do 2019 roku pracodawca zobowiązany był do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, który był wykorzystywany w celach służbowych. Od 2019 sytuacja uległa zmianie i dziś takie rozliczenie wygląda nieco inaczej.

Porównaj ceny OC i AC

Podstawą rozliczenia jest zawarcie umowy cywilnoprawnej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem o użytkowanie samochodu osobowego, motocykla, motoroweru do celów służbowych. W umowie powinny znaleźć się informacje dotyczące:

• pojazdu, który będzie wykorzystywany do pełnienia obowiązków przez pracownika,
• sposobu, w jaki rozliczane będą wydatki poniesione na eksploatację pojazdu,
• tego kiedy i w jakiej formie pracodawca zwróci środki.

Pracodawca może rozliczyć się w dwojaki sposób – stosując ryczałt lub kilometrówkę. Jeśli pracodawca chce rozliczyć się z pracownikiem za faktycznie przejechane kilometry, ten musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Zestawienie powinno zawierać:

• opis zrealizowanych tras,
• liczbę przejechanych kilometrów,
• cel wyjazdu,
• datę podróży służbowej.

Wypłata należnych środków powinna nastąpić każdorazowo po rozliczeniu delegacji przez pracownika.

Dla kogo kilometrówka to obowiązek?

Od 1 stycznia 2019 roku przedsiębiorca, który chce zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności wydatki związane z używaniem samochodu prywatnego (niewprowadzonego do środków trwałych firmy), nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów. Przepisy te weszły w życie na mocy Ustawy z 23 października 2018 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a także Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw.

Dzięki Rozporządzeniu ministra infrastruktury został wprowadzony stały limit wydatków w przypadku użytkowania samochodu prywatnego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (20% kosztów). Rozliczyć można zakup:

• paliwa,
• oleju,
• płynu do spryskiwaczy,
• ubezpieczenia obowiązkowego i dobrowolnego (OC, AC, NNW).

Ewidencja nie jest wymagana, jeśli pracodawca rozlicza się z pracownikiem w formie ryczałtu pieniężnego miesięcznego. Z obowiązku tego zwolnione są również przedsiębiorcy wykorzystujący
samochody ciężarowe – przedsiębiorca może odliczyć poniesione koszty bez konieczności prowadzenia ewidencji ich przebiegu.

W niektórych przypadkach prowadzenie ewidencji przebiegu jest jednak niezbędne. To sytuacja dotycząca samochodów używanych wyłącznie w celach służbowych. W takim przypadku przedsiębiorca może odliczyć 100% kosztów ich utrzymania, uznając je za wydatki firmy. Pojazdy te są zazwyczaj wpisane do środków trwałych przedsiębiorstwa. Mogą to być także samochody wynajmowane, dzierżawione lub wzięte w leasing.

Jakie są stawki kilometrówki w 2024 roku?

W 2024 roku obowiązują następujące stawki kilometrówki:

• 0,89 zł za 1 km przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego o pojemności silnika mniejszej lub równej 900 cm3;
• 1,15 zł za 1 km dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3;
• 0,69 zł za 1 km dla motocykla;
• 0,42 zł za 1 km dla motoroweru.

Nowe stawki kilometrówki obowiązują od stycznia 2023 roku. Są to maksymalne wartości za kilometr przebiegu pojazdu prywatnego wykorzystanego w celach służbowych.

Od czego zależy wysokość kilometrówki?

Wysokość kilometrówki zależy od rodzaju pojazdu oraz od pojemności skokowej silnika (wyższe stawki przewidziano dla aut o pojemności powyżej 900 cm3). Wartość zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych zależy oczywiście od liczby przejechanych kilometrów, dlatego też, choć pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji, kierowca powinien zapisywać wszelkie istotne informacje o podróżach służbowych.

Wniosek o zwrot kosztów pracodawcy lub pracownika musi zawierać konkretne, wymagane dane.

Aktualne stawki kilometrówki – jak ją wyliczyć?

Wykorzystywanie samochodu prywatnego do celów służbowych podlega rozliczeniu. Jak już napisaliśmy, służą temu określone stawki tzw. kilometrówki. Nieco inaczej wygląda jednak rozliczenie pracodawcy a pracownika.

Jak rozliczyć kilometrówkę dla pracownika?

Jak powinna wyglądać ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona przez pracownika? Ustawa o PIT zawiera informacje na ten temat. Aby się rozliczyć, należy przedstawić ewidencję zawierającą dane:

• imię,
• nazwisko,
• adres zamieszkania osoby użytkującej pojazd,
• numer rejestracyjny pojazdu,
• pojemność silnika.

Następnie należy podać cel wyjazdu, datę, a także opis trasy. Kilometrówka powinna zawierać także liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, obowiązującą stawkę za 1 km przebiegu, wyliczoną kwotę do zwrotu oraz podpis pracownika.

Jak rozliczyć kilometrówkę dla pracodawcy?

Nieco inaczej wygląda kilometrówka pracodawcy, który chce rozliczyć 100% kosztów związanych z samochodem i 100% VAT. W tym przypadku niezbędne jest prowadzenie ewidencji, która musi uwzględniać:

• numer rejestracyjny pojazdu,
• dzień rozpoczęcia i zakończenia ewidencji,
• stan licznika (w dniu rozpoczęcia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na koniec prowadzenia ewidencji).

W kilometrówce powinny pojawić się także wpisy każdego użytkownika pojazdu. Każde wykorzystanie do celów służbowych musi zostać zanotowane. Niezbędne informacje to:

• numer wpisu,
• data i cel wyjazdu,
• opis trasy,
• liczba przejechanych kilometrów.

Osoba kierująca podaje swoje imię, nazwisko i podpisuje kilometrówkę. Ewidencja ta uwzględnia liczbę kilometrów przejechanych na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Rozliczenie kilometrówki w praktyce – równanie

Zobaczmy, jak wygląda rozliczenie kilometrówki na konkretnych przykładzie. Okazuje się, że równanie nie jest skomplikowane.

Przykład: Pani Anna pracuje w firmie, która co pewien czas wysyła ją w kilkudniowe delegacje, niekiedy na szkolenia i konferencje. Za każdym razem pani Anna wykorzystuje swój prywatny samochód. W listopadzie została oddelegowana na branżową konferencję w Krakowie. Po powrocie rozliczyła się z pracodawcą – 700 km * 1,15 zł (samochód o pojemności silnika powyżej 900 cm3) = 805 zł. Pani Anna będzie wnioskować o zwrot takiej sumy.

Rozliczenie kilometrówki jest proste – wystarczy pomnożyć liczbę przejechanych kilometrów przez ustaloną stawkę, właściwą dla danego pojazdu.

x=a*b

gdzie:

• a – liczba przejechanych kilometrów;
• b – stawka kilometrówki;
• x – należna kwota wynikająca z rozliczenia.

Co można rozliczyć w ramach kilometrówki?

Pracownik przemieszczający się samochodem prywatnym (delegacje, wyjazdy służbowe) rozlicza się z pracodawcą i otrzymuje zwrot kosztów. W tym celu musi przedstawić tzw. kilometrówkę. Rodzaj poniesionych wydatków nie ma tu znaczenia, pracownik nie musi dołączać np. dowodu zakupu paliwa.

Właściciel firmy może odliczyć 20% wydatków związanych z eksploatacją samochodu prywatnego wykorzystywanego w działalności gospodarczej. Do tych kosztów zalicza się zakup paliwa, płynów eksploatacyjnych, ubezpieczenia.

Porównaj ceny OC i AC

Indywidualne stawki kilometrówki – czy to zgodne z prawem?

Zdarza się, że przedsiębiorca ustala własne, wyższe stawki kilometrówki. Musi mieć jednak świadomość, że takie działania będą miały podatkowe konsekwencje. Jako koszt uzyskania przychodu może on potraktować jedynie kwotę wyliczoną zgodnie z ustalonymi odgórnie stawkami kilometrówki. Każda nadwyżka musi zostać opodatkowana podatkiem PIT lub CIT.