Przedsiębiorcy korzystający z pojazdów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej mogą zastanawiać się, czy uwzględnienie ubezpieczenia samochodu w kosztach jest poprawne. Zagadnienie to nie jest oczywiste – sposób postępowania zależy zarówno od rodzaj pojazdu, jak i ubezpieczenia.
Podsumowanie – co musisz wiedzieć o ubezpieczeniu auta w kosztach firmy?
- Co do zasady ubezpieczenia zakupione dla pojazdów wykorzystywanych w działalności gospodarczej mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.
- Kwota składki, jaka kwalifikuje się do rozliczenia w kosztach firmowych, zależy od rodzaju pojazdu i tego, czy został on uwzględniony w środkach trwałych.
- Ubezpieczenie OC, NNW i Assistance można w całości wykazać w kosztach, jeżeli pojazd osobowy jest pojazdem firmowym i w 20 proc., gdy jest on własnością przedsiębiorcy.
- W przypadku ubezpieczeń AC i GAP obowiązują limity – aby prawidłowo wyliczyć kwotę, którą będzie można uwzględnić w kosztach, konieczne jest m.in. ustalenie wartości auta.
Jeżeli przedsiębiorca w swojej codziennej działalności wykorzystuje pojazdy, to cyklicznie nabywa dla nich obowiązkowe ubezpieczenie OC, a czasem również dodatkowe polisy, w tym NNW, Assistance czy GAP (ubezpieczenie od utraty wartości pojazdu). W zależności od wielkości floty wydatki te mogą być liczone w dziesiątkach czy nawet setkach tysięcy złotych rocznie. To główny powód, dla którego przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy mogą uwzględnić ubezpieczenie samochodu w kosztach podatkowych.
Czy ubezpieczenie samochodu może być kosztem uzyskania przychodu?
Kwestię uwzględniania w wydatkach firmowych ubezpieczeń zakupionych dla pojazdów reguluje ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawa ta pozwala uwzględnić ubezpieczenie samochodu w kosztach podatkowych, przy czym przedsiębiorcy muszą pamiętać o pewnej zasadzie. Jeżeli ubezpieczenie zostało nabyte dla firmowego:
- pojazdu ciężarowego – w kosztach można uwzględnić całą kwotę przeznaczoną na zakup ubezpieczenia,
- pojazdu osobowego – zastosowanie mają limity, co oznacza, że nie każde ubezpieczenie będzie można zaliczyć do kosztów w pełnej wysokości.
Pojazd wykorzystywany przez przedsiębiorcę nie zawsze musi zostać wpisany do ewidencji środków trwałych. Nie należą do rzadkości sytuacje, gdy przedsiębiorca w celach zarobkowych wykorzystuje prywatne auto. To rozróżnienie również jest istotne – w przypadku pojazdów prywatnych (które nie zostały uwzględnione w ewidencji środków trwałych) też występują pewne ograniczenia w uwzględnianiu ubezpieczenia samochodu w firmowych kosztach.
Jak ująć polisy OC, Assistance i NNW w kosztach firmowych?
W przypadku ubezpieczeń OC, Assistance i NNW zakupionych dla pojazdu osobowego sprawa jest prosta – aktualnie przedsiębiorcy poniesione w związku z zakupem tych ubezpieczeń wydatki mogą zaliczyć do kosztów:
- w 100 proc. w przypadku pojazdów firmowych (ujętych w ewidencji środków trwałych) i pojazdów użytkowanych na podstawie umowy leasingu czy wynajmu,
- w 20 proc. jeżeli auto jest własnością przedsiębiorcy (samochód nie został wpisany do ewidencji środków trwałych).
Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje jeszcze jeden limit ujmowania wydatków w kosztach podatkowych – 75 proc. w odniesieniu do pojazdów wykorzystywanych w celach mieszanych (firmowych i prywatnych). Limit ten jednak nie ma zastosowania w odniesieniu do kosztów ponoszonych z tytułu ubezpieczenia pojazdu.
Uwzględnienie polis OC, Assistance i NNW w księgach rachunkowych nie nastręcza przedsiębiorcom większych problemów. Inaczej jest w przypadku ubezpieczeń AC i GAP, gdyż do nich odnoszą się odrębne regulacje.
Jak uwzględnić ubezpieczenie AC w kosztach?
Ponieważ samochody firmowe to często nowe pojazdy, przedsiębiorcy chętnie nabywają dla nich ubezpieczenie AC. Jak poprawnie uwzględnić ten wydatek w księgach rachunkowych, jeżeli polisa została zakupiona dla pojazdu osobowego?
W przypadku ubezpieczenia AC po nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kluczowa jest wartość pojazdu. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47 przywołanej ustawy przedsiębiorca:
- dla pojazdu firmowego, którego wartość nie przekracza 150 tys. zł – uwzględnia w kosztach uzyskania przychodu całą kwotę, którą wydał na zakup ubezpieczenia AC,
- dla pojazdu firmowego, którego wartość przekracza 150 tys. zł – uwzględnia w kosztach firmowych ubezpieczenie AC jedynie w kwocie proporcjonalnej do 150 tys. zł.
Jak prawidłowo wyliczyć kwotę, która będzie mogła zostać uwzględniona w kosztach uzyskania przychodu, jeżeli wartość pojazdu wynosi 250 tys. zł, a na składkę AC przedsiębiorca przeznaczył 2 tys. zł? Należy podzielić ustalony limit, czyli kwotę 150 tys. zł, przez 250 tys. i następnie pomnożyć uzyskany wynik przez kwotę wydaną na ubezpieczenie posiadanego pojazdu (w przykładzie przez 2 tys. zł). Otrzymana w ten sposób wartość (czyli 1200 zł) może zostać uwzględniona w kosztach firmowych.
Jak zaliczyć ubezpieczenie GAP samochodu do kosztów firmowych?
Drugim wyjątkiem jest uwzględnianie w kosztach firmowych ubezpieczenia GAP. To, czy cała składka, czy też tylko jej część będzie mogła zostać uwzględniona w kosztach firmowych, zależy od konstrukcji umowy. Jeżeli:
- wartość składki GAP jest skorelowana z wartością pojazdu, to zastosowanie ma limit wartości – analogicznie jak w przypadku ubezpieczenia AC (limit wynosi 150 tys. zł),
- ubezpieczenie GAP zostało potraktowane jako koszt eksploatacyjny, to przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów firmowych 75 proc. składki.
Dla ułatwienia w poniższej tabelce znajduje się podsumowanie zasad, zgodnie z którymi w księgach rachunkowych firmy należy ujmować zakupione polisy.
| Ubezpieczenia samochodu osobowego w kosztach firmowych | |||
|---|---|---|---|
| Ubezpieczenie | Pojazd firmowy | Pojazd w leasingu, wynajmowany | Pojazd prywatny |
| OC | 100 proc. | 100 proc. | 20 proc. |
| NNW | 100 proc. | 100 proc. | 20 proc. |
| Assistance | 100 proc. | 100 proc. | 20 proc. |
| AC | Zależy od wartości pojazdu – limitem jest 150 tys. zł. Jeżeli wartość auta: - jest niższa – składkę zalicza się w całości do kosztów, - jest wyższa – składkę zalicza się w kwocie proporcjonalnej do 150 tys. zł. | 20 proc. | |
| GAP | Zależy od zapisów umowy. Jeżeli: - wysokość składki zależy od wartości pojazdu, to stosuje się analogiczną zasadę obliczania jak przy ubezpieczeniu AC, - ubezpieczenie GAP zostało potraktowane jako koszt eksploatacyjny, to w księgach uwzględnia się 75 proc. składki. | 20 proc. | |
