Ubezpieczenie samochodu w kosztach

Przedsiębiorcy korzystający z pojazdów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej mogą zastanawiać się, czy uwzględnienie ubezpieczenia samochodu w kosztach jest poprawne. Zagadnienie to nie jest oczywiste – sposób postępowania zależy zarówno od rodzaj pojazdu, jak i ubezpieczenia.

Jeżeli przedsiębiorca w swojej codziennej działalności wykorzystuje pojazdy, to cyklicznie nabywa dla nich obowiązkowe ubezpieczenie OC, a czasem również dodatkowe polisy, w tym NNW, Assistance czy GAP (ubezpieczenie od utraty wartości pojazdu). W zależności od wielkości floty wydatki te mogą być liczone w dziesiątkach czy nawet setkach tysięcy złotych rocznie. To główny powód, dla którego przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy mogą uwzględnić ubezpieczenie samochodu w kosztach podatkowych.

Czy ubezpieczenie samochodu może być kosztem uzyskania przychodu?

Kwestię uwzględniania w wydatkach firmowych ubezpieczeń zakupionych dla pojazdów reguluje ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawa ta pozwala uwzględnić ubezpieczenie samochodu w kosztach podatkowych, przy czym przedsiębiorcy muszą pamiętać o pewnej zasadzie. Jeżeli ubezpieczenie zostało nabyte dla firmowego:

• pojazdu ciężarowego – w kosztach można uwzględnić całą kwotę przeznaczoną na zakup ubezpieczenia,
• pojazdu osobowego – zastosowanie mają limity, co oznacza, że nie każde ubezpieczenie będzie można zaliczyć do kosztów w pełnej wysokości.

Pojazd wykorzystywany przez przedsiębiorcę nie zawsze musi zostać wpisany do ewidencji środków trwałych. Nie należą do rzadkości sytuacje, gdy przedsiębiorca w celach zarobkowych wykorzystuje prywatne auto. To rozróżnienie również jest istotne – w przypadku pojazdów prywatnych (które nie zostały uwzględnione w ewidencji środków trwałych) też występują pewne ograniczenia w uwzględnianiu ubezpieczenia samochodu w firmowych kosztach.

Forma działalności a księgowanie ubezpieczenia samochodu

Jeśli chodzi o ubezpieczenie samochodu w firmie, różni się to w zależności od formy własności pojazdu. Oto najczęstsze przypadki:

• Własność firmowa – pojazdy wprowadzone do rejestru środków trwałych są używane wyłącznie w działalności gospodarczej. Właściciel musi je zarejestrować jako firmowe, zgłosić do Urzędu Skarbowego na druku VAT-26 i prowadzić rejestr użytkowania. Koszty ubezpieczenia OC, AC i NNW można zaliczyć w całości do kosztów uzyskania przychodu, z limitem 150 000 zł w ubezpieczeniu autocasco.
• Własność prywatna – jeśli prywatny samochód jest używany w działalności gospodarczej, ale nie jest wprowadzony do rejestru środków trwałych, można odliczyć 20% kosztów poniesionych na OC, NNW i AC.
• Leasing operacyjny i finansowy – w obu przypadkach koszt ubezpieczenia spoczywa na leasingobiorcy, ale różni się to, czy pojazd jest wprowadzony do rejestru środków trwałych (leasing finansowy) czy nie (leasing operacyjny). W obu przypadkach można zaliczyć całość kosztów ubezpieczenia do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.
• Najem, użyczenie, dzierżawa – w przypadku najmu długoterminowego, użyczenia lub dzierżawy, właściciel może przekazać pojazd do użytku, nie przenosząc jednak własności. Koszty związane z ubezpieczeniem pozostają zwykle po stronie właściciela, chyba że umowa przewiduje inaczej.

Sposób uwzględnienia ubezpieczenia samochodu w kosztach podatkowych zależy głównie od formy własności pojazdu w firmie. W przypadku własności firmowej, można zaliczyć koszty ubezpieczenia w całości, podczas gdy w przypadku własności prywatnej lub leasingu istnieją określone limity odliczeń.

Warto również zwrócić uwagę na różnice dotyczące leasingu operacyjnego i finansowego oraz na specyfikę najmu, użyczenia i dzierżawy, gdzie kwestie ubezpieczenia zwykle pozostają po stronie właściciela pojazdu. Dobra znajomość tych zasad pozwoli właścicielom firm na optymalne zarządzanie kosztami związanymi z ubezpieczeniem floty samochodowej.

Jak ująć polisy OC, Assistance i NNW w kosztach firmowych?

W przypadku ubezpieczeń OC, Assistance i NNW zakupionych dla pojazdu osobowego sprawa jest prosta – aktualnie przedsiębiorcy poniesione w związku z zakupem tych ubezpieczeń wydatki mogą zaliczyć do kosztów:

• w 100 proc. w przypadku pojazdów firmowych (ujętych w ewidencji środków trwałych) i pojazdów użytkowanych na podstawie umowy leasingu czy wynajmu,
• w 20 proc. jeżeli auto jest własnością przedsiębiorcy (samochód nie został wpisany do ewidencji środków trwałych).

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje jeszcze jeden limit ujmowania wydatków w kosztach podatkowych – 75 proc. w odniesieniu do pojazdów wykorzystywanych w celach mieszanych (firmowych i prywatnych). Limit ten jednak nie ma zastosowania w odniesieniu do kosztów ponoszonych z tytułu ubezpieczenia pojazdu.

Uwzględnienie polis OC, Assistance i NNW w księgach rachunkowych nie nastręcza przedsiębiorcom większych problemów. Inaczej jest w przypadku ubezpieczeń AC i GAP, gdyż do nich odnoszą się odrębne regulacje.

Jak uwzględnić ubezpieczenie AC w kosztach?

Ponieważ samochody firmowe to często nowe pojazdy, przedsiębiorcy chętnie nabywają dla nich ubezpieczenie AC. Jak poprawnie uwzględnić ten wydatek w księgach rachunkowych, jeżeli polisa została zakupiona dla pojazdu osobowego?

W przypadku ubezpieczenia AC po nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kluczowa jest wartość pojazdu. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47 przywołanej ustawy przedsiębiorca:

• dla pojazdu firmowego, którego wartość nie przekracza 150 tys. zł – uwzględnia w kosztach uzyskania przychodu całą kwotę, którą wydał na zakup ubezpieczenia AC,
• dla pojazdu firmowego, którego wartość przekracza 150 tys. zł – uwzględnia w kosztach firmowych ubezpieczenie AC jedynie w kwocie proporcjonalnej do 150 tys. zł.

Jak prawidłowo wyliczyć kwotę, która będzie mogła zostać uwzględniona w kosztach uzyskania przychodu, jeżeli wartość pojazdu wynosi 250 tys. zł, a na składkę AC przedsiębiorca przeznaczył 2 tys. zł? Należy podzielić ustalony limit, czyli kwotę 150 tys. zł, przez 250 tys. i następnie pomnożyć uzyskany wynik przez kwotę wydaną na ubezpieczenie posiadanego pojazdu (w przykładzie przez 2 tys. zł). Otrzymana w ten sposób wartość (czyli 1200 zł) może zostać uwzględniona w kosztach firmowych.

Przykład: Pan Andrzej prowadzi firmę zajmującą się wynajmem aut. Dysponuje kilkoma droższymi modelami, między innymi Mercedesem S o wartości 480 tys. zł i Lexusem o wartości 420 tys. zł. Wszystkie auta są w leasingu operacyjnym. Zgodnie z obecnymi przepisami może „wrzucić” w koszty jedynie kwoty proporcjonalne do limitu 150 tys. zł. Ubezpieczenie AC na Mercedesa kosztuje pana Andrzeja 7 000 zł. Kwota 150 000 zł stanowi 31,25% wartości auta, więc w koszty może wrzucić tylko 31,25% z 7 000 zł – oznacza to dokładnie 2187,50 zł.

Jak zaliczyć ubezpieczenie GAP samochodu do kosztów firmowych?

Drugim wyjątkiem jest uwzględnianie w kosztach firmowych ubezpieczenia GAP. To, czy cała składka, czy też tylko jej część będzie mogła zostać uwzględniona w kosztach firmowych, zależy od konstrukcji umowy. Jeżeli:

• wartość składki GAP jest skorelowana z wartością pojazdu, to zastosowanie ma limit wartości – analogicznie jak w przypadku ubezpieczenia AC (limit wynosi 150 tys. zł),
• ubezpieczenie GAP zostało potraktowane jako koszt eksploatacyjny, to przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów firmowych 75 proc. składki.

Dla ułatwienia w poniższej tabelce znajduje się podsumowanie zasad, zgodnie z którymi w księgach rachunkowych firmy należy ujmować zakupione polisy.