Ubezpieczenie samochodu w kosztach

Ubezpieczenie samochodu wykorzystywanego w działalności gospodarczej może stanowić koszt uzyskania przychodu, jednak sposób jego rozliczenia zależy od rodzaju polisy, sposobu użytkowania pojazdu oraz jego statusu w firmie. Sprawdź, które składki można zaliczyć do kosztów, jakie obowiązują limity i jak prawidłowo rozliczyć ubezpieczenie samochodu w 2026 roku.

Przedsiębiorcy wykorzystujący samochody w działalności gospodarczej ponoszą nie tylko koszty paliwa czy serwisowania, ale również obowiązkowego i dobrowolnego ubezpieczenia. W zależności od rodzaju pojazdu oraz formy jego użytkowania wydatki na OC, AC, Assistance, NNW czy GAP mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w całości lub tylko częściowo.

Obowiązujące przepisy przewidują różne zasady rozliczania składek dla samochodów stanowiących majątek firmy, pojazdów prywatnych wykorzystywanych w działalności czy aut leasingowanych.

Czy ubezpieczenie samochodu może być kosztem uzyskania przychodu?

Składki na ubezpieczenie samochodu mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, jednak sposób ich rozliczenia zależy od rodzaju pojazdu, formy jego użytkowania oraz rodzaju wykupionej polisy. W przypadku samochodów osobowych obowiązują określone limity, natomiast ubezpieczenie pojazdów ciężarowych co do zasady można zaliczyć do kosztów w pełnej wysokości.

Jeżeli ubezpieczenie zostało wykupione dla:

• pojazdu ciężarowego – w kosztach można uwzględnić całą kwotę przeznaczoną na zakup ubezpieczenia,
• pojazdu osobowego – zastosowanie mają limity, co oznacza, że nie każde ubezpieczenie będzie można zaliczyć do kosztów w pełnej wysokości.

Pojazd wykorzystywany przez przedsiębiorcę nie zawsze musi zostać wpisany do ewidencji środków trwałych. Nie należą do rzadkości sytuacje, gdy przedsiębiorca w celach zarobkowych wykorzystuje prywatne auto. To rozróżnienie również jest istotne – w przypadku pojazdów prywatnych (które nie zostały uwzględnione w ewidencji środków trwałych) też występują pewne ograniczenia w uwzględnianiu ubezpieczenia samochodu w firmowych kosztach.

Forma działalności a księgowanie ubezpieczenia samochodu

Sposób rozliczenia składki ubezpieczeniowej zależy nie tylko od rodzaju polisy, ale również od tego, w jaki sposób przedsiębiorca korzysta z samochodu. Inne zasady obowiązują dla pojazdów stanowiących środki trwałe firmy, inne dla samochodów prywatnych wykorzystywanych w działalności, a jeszcze inne w przypadku leasingu czy najmu.

Najczęściej spotykane sytuacje to:

• Samochód będący środkiem trwałym firmy – składki na OC, NNW i Assistance można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. W przypadku AC obowiązuje limit odpowiadający wartości samochodu do 150 000 zł (lub 225 000 zł dla niektórych samochodów elektrycznych).
• Samochód prywatny wykorzystywany w działalności – jeżeli pojazd nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, wydatki związane z jego używaniem, w tym składki ubezpieczeniowe, można rozliczać wyłącznie w zakresie przewidzianym przez przepisy.
• Samochód w leasingu operacyjnym lub finansowym – sposób rozliczenia zależy od rodzaju leasingu oraz warunków umowy. Co do zasady składki opłacane przez leasingobiorcę mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, z uwzględnieniem limitów dotyczących ubezpieczenia AC.
• Samochód użytkowany na podstawie najmu, dzierżawy lub użyczenia – możliwość zaliczenia składki do kosztów zależy od zapisów umowy oraz od tego, która ze stron ponosi koszt ubezpieczenia.

Znajomość zasad obowiązujących dla poszczególnych form użytkowania pojazdu pozwala prawidłowo rozliczyć wydatki na ubezpieczenie i uniknąć błędów podczas prowadzenia księgowości.

Jak ująć polisy OC, Assistance i NNW w kosztach firmowych?

Składki na ubezpieczenie OC, Assistance i NNW można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Sposób ich rozliczenia zależy przede wszystkim od tego, czy samochód stanowi majątek firmy, jest użytkowany na podstawie leasingu lub najmu, czy też przedsiębiorca korzysta z prywatnego pojazdu w działalności gospodarczej.

W przypadku tych ubezpieczeń obowiązują następujące zasady:

• 100% składki można zaliczyć do kosztów, gdy ubezpieczenie dotyczy samochodu będącego środkiem trwałym firmy lub pojazdu użytkowanego na podstawie leasingu, najmu albo podobnej umowy;
• 20% poniesionych wydatków można ująć w kosztach, jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje w działalności prywatny samochód niewprowadzony do ewidencji środków trwałych.

Warto pamiętać, że limit 75% dotyczący wydatków eksploatacyjnych ponoszonych na samochody wykorzystywane zarówno służbowo, jak i prywatnie nie obejmuje składek na ubezpieczenie OC, Assistance ani NNW. Oznacza to, że polisy te rozlicza się na odrębnych zasadach.

Inaczej wygląda natomiast rozliczanie ubezpieczeń AC i GAP. W ich przypadku zastosowanie mają dodatkowe ograniczenia wynikające z wartości pojazdu lub konstrukcji samej umowy ubezpieczenia.

Jak uwzględnić ubezpieczenie AC w kosztach?

Składkę na ubezpieczenie AC można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jednak w przypadku samochodów osobowych obowiązują ustawowe limity uzależnione od wartości pojazdu. Jeżeli wartość auta nie przekracza określonego w przepisach limitu, przedsiębiorca może rozliczyć całą składkę. W przypadku droższych samochodów do kosztów zalicza się jedynie część składki obliczoną proporcjonalnie.

W przypadku ubezpieczenia AC kluczowa jest wartość pojazdu. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przedsiębiorca:

• dla pojazdu firmowego, którego wartość nie przekracza 150 tys. zł – uwzględnia w kosztach uzyskania przychodu całą kwotę składki AC,
• dla pojazdu firmowego, którego wartość przekracza 150 tys. zł – zalicza do kosztów jedynie część składki obliczoną proporcjonalnie do limitu 150 tys. zł.

Jak prawidłowo wyliczyć kwotę, która będzie mogła zostać uwzględniona w kosztach uzyskania przychodu, jeżeli wartość pojazdu wynosi 250 tys. zł, a na składkę AC przedsiębiorca przeznaczył 2 tys. zł? Należy podzielić ustalony limit, czyli kwotę 150 tys. zł, przez 250 tys. i następnie pomnożyć uzyskany wynik przez kwotę wydaną na ubezpieczenie posiadanego pojazdu (w przykładzie przez 2 tys. zł). Otrzymana w ten sposób wartość (czyli 1200 zł) może zostać uwzględniona w kosztach firmowych.

Przykład: Pan Andrzej prowadzi firmę zajmującą się wynajmem aut. Dysponuje kilkoma droższymi modelami, między innymi Mercedesem S o wartości 480 tys. zł i Lexusem o wartości 420 tys. zł. Wszystkie auta są w leasingu operacyjnym. Zgodnie z obecnymi przepisami może „wrzucić” w koszty jedynie kwoty proporcjonalne do limitu 150 tys. zł. Ubezpieczenie AC na Mercedesa kosztuje pana Andrzeja 7 000 zł. Kwota 150 000 zł stanowi 31,25% wartości auta, więc w koszty może wrzucić tylko 31,25% z 7 000 zł – oznacza to dokładnie 2187,50 zł.

Jak zaliczyć ubezpieczenie GAP samochodu do kosztów firmowych?

Składkę na ubezpieczenie GAP również można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jednak sposób jej rozliczenia zależy od konstrukcji umowy. W niektórych przypadkach obowiązuje taki sam limit jak przy ubezpieczeniu AC, natomiast w innych składka jest traktowana jak wydatek eksploatacyjny.

Jeżeli:

• wysokość składki GAP zależy od wartości pojazdu – zastosowanie ma limit obowiązujący dla ubezpieczenia AC (co do zasady 150 000 zł dla samochodów osobowych),
• składka nie jest powiązana z wartością pojazdu i ma charakter kosztu eksploatacyjnego – przedsiębiorca może rozliczyć ją zgodnie z zasadami dotyczącymi wydatków eksploatacyjnych.

Ubezpieczenie GAP pozwala zminimalizować skutki utraty wartości pojazdu. W razie szkody całkowitej lub kradzieży pokrywa różnicę pomiędzy wartością pojazdu z dnia zakupu (lub leasingu) a odszkodowaniem wypłaconym z polisy AC.

– Aleksandra Szczęsny, konsultant podatkowy

Dla ułatwienia najważniejsze zasady rozliczania poszczególnych ubezpieczeń przedstawia poniższa tabela.

Jakie ubezpieczenia samochodu można zaliczyć do kosztów firmy?

Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć zarówno obowiązkowe ubezpieczenie OC, jak i większość dobrowolnych polis komunikacyjnych. Sposób ich rozliczenia zależy jednak od rodzaju ubezpieczenia, wartości pojazdu oraz tego, czy samochód stanowi majątek firmy, jest leasingowany, czy wykorzystywany prywatnie w działalności gospodarczej.

Najczęściej przedsiębiorcy uwzględniają w kosztach następujące ubezpieczenia:

• OC – obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej posiadaczy pojazdów mechanicznych;
• AC (Autocasco) – chroni przed skutkami uszkodzenia, zniszczenia lub kradzieży pojazdu;
• Assistance – zapewnia pomoc m.in. w razie awarii, wypadku lub unieruchomienia samochodu;
• NNW – obejmuje ochroną kierowcę i pasażerów na wypadek trwałego uszczerbku na zdrowiu lub śmierci w następstwie nieszczęśliwego wypadku;
• GAP – zabezpiecza przed stratą finansową wynikającą z utraty wartości pojazdu w przypadku szkody całkowitej lub kradzieży.

Nie wszystkie wymienione ubezpieczenia rozlicza się w taki sam sposób. W przypadku polis OC, Assistance i NNW obowiązują inne zasady niż przy ubezpieczeniach AC i GAP, dla których przepisy przewidują dodatkowe limity lub odrębne metody rozliczania. Dlatego przed ujęciem składki w kosztach warto sprawdzić, jakie zasady mają zastosowanie do konkretnego rodzaju polisy.